Digitale Zeiterfassung für Unternehmen
Einfach, rechtssicher, effizient
Seit dem BAG-Urteil 2022 müssen alle Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen. Wir bringen Sie mit timeCard von Reiner SCT in wenigen Wochen zur rechtssicheren digitalen Lösung – ohne Papier, ohne Excel, ohne Diskussionen.
Pflicht oder Chance?
Beides. Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Das gilt für alle Unternehmen – unabhängig von Branche und Größe.
Aber: Mit der richtigen Lösung wird aus einer lästigen Pflicht ein echter Gewinn. Sie bekommen:
- +Transparenz – Wer arbeitet wann an was?
- +Kontrolle – Über Mehrarbeit, Pausen, Ruhezeiten
- +Effizienz – Durch automatische Auswertungen statt manueller Erfassung
- +Rechtssicherheit – BAG-konform, DSGVO-konform, prüfungsfest
Ohne Papier, ohne Chaos, ohne Diskussionen.
Warum klassische Zeiterfassung nicht reicht
Die Anforderungen an Unternehmen
Haben sich grundlegend verändert:
- Gesetzliche Vorgaben Durch EuGH-Urteil 2019 und BAG-Urteil 2022 sowie kommende gesetzliche Konkretisierung
- Steigende Komplexität in Arbeitsmodellen Teilzeit, Job-Sharing, Vertrauensarbeitszeit
- Hybrides Arbeiten Homeoffice, mobiles Arbeiten, Außendienst gleichzeitig
- Compliance-Anforderungen Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Branchen-Tarifverträge
- Prüfungsdruck Zoll, Finanzamt, Berufsgenossenschaften fordern lückenlose Nachweise
Die Realität in vielen Unternehmen
Sieht aber so aus:
- Excel-Listen Die jeder anders ausfüllt und niemand mehr durchblickt
- Handschriftliche Zettel Die in Schubladen verschwinden
- Stempeluhren aus den 90ern Die niemand mehr ablesen kann
- Stundenzettel Die monatlich abgetippt werden müssen
- Diskussionen Über Überstunden, Pausen und Urlaubsanspruch
- Prüfungsrisiken Weil Nachweise unvollständig sind
Das kostet Zeit, Geld, Nerven – und im Ernstfall Bußgelder.
Digitale Zeiterfassung mit timeCard
Wir setzen auf timeCard von Reiner SCT – eine etablierte, deutsche Zeiterfassungs-Lösung speziell für kleine und mittlere Unternehmen. Made in Germany, DSGVO-konform, BAG-konform.
Was Sie mit timeCard bekommen:
- +Einfache Zeiterfassung – Per Smartphone-App, Desktop-Client oder Terminal mit RFID-Karte
- +Automatische Auswertungen – Für Mitarbeitende, Führungskräfte und Buchhaltung
- +Klare Übersicht – Über Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten
- +DSGVO-konforme Datenhaltung – In Deutschland
- +Rechtskonforme Speicherung – Revisionssicher, prüfungsfest
- +Skalierbar – Von 5 bis 500+ Mitarbeitenden
Alles in einem System.
Kein Excel-Chaos, kein Tool-Wildwuchs, keine Schnittstellen-Bastelei.
Funktionen im Überblick
Arbeitszeiten digital erfassen
Egal wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten – die Erfassung ist immer dieselbe.
- +Start- und Endzeiten per Smartphone, PC oder Terminal buchen
- +Erfassung auch im Homeoffice, Außendienst oder unterwegs
- +RFID-Karten-Erfassung für Produktion und Handwerk
- +Automatische Pausen-Logik nach gesetzlichen Vorgaben
- +Korrektur durch Vorgesetzte mit lückenloser Änderungshistorie
Projekt- und Auftragszeiten erfassen
Wer arbeitet wie lange an welchem Projekt? Endlich Klarheit statt Schätzungen.
- +Zeiten direkt Projekten, Mandanten oder Aufträgen zuordnen
- +Genaue Auswertung von Arbeitsaufwand pro Projekt
- +Bessere Kalkulation für Folgeangebote
- +Schnittstellen zu Buchhaltung und Abrechnung
- +Ideal für Kanzleien (Mandatszeiten), Agenturen, Dienstleister
Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Schluss mit Excel-Urlaubsplänen und vergessenen Anträgen.
- +Urlaubsanträge digital stellen
- +Automatische Genehmigungsprozesse mit Stellvertreterregelung
- +Übersicht für Mitarbeitende und Führungskräfte
- +Krankheitstage, Fortbildungen, Dienstreisen mit erfassen
- +Integration in Kalender (Outlook, Microsoft 365)
Auswertungen & Reports
Daten sind nichts wert, wenn niemand sie liest. Wir machen sie nutzbar.
- +Transparente Arbeitszeitübersichten pro Mitarbeiter, Team, Standort
- +Individuelle Reports für Geschäftsführung, Buchhaltung, Steuerberater
- +Auswertungen nach Projekt, Mandant, Auftrag
- +Export für Lohnabrechnung (DATEV-Schnittstelle möglich)
- +Mahnberichte bei Soll-Ist-Abweichungen
Rechtssicherheit & Compliance
Das, wofür Sie die Lösung eigentlich brauchen.
- +BAG-konforme objektive Erfassung
- +Manipulationssicher und revisionssicher
- +Lückenlose Änderungshistorie
- +DSGVO-konforme Speicherung in Deutschland
- +Prüfungsfest bei Zoll, Finanzamt, Berufsgenossenschaften
Ihre Vorteile
Mit einer modernen Lösung wie timeCard profitieren Sie konkret:
- +Rechtssichere Arbeitszeiterfassung nach BAG-Urteil und DSGVO
- +Weniger Verwaltungsaufwand – Stundenzettel abtippen war gestern
- +Klare Strukturen für Mitarbeitende, Führungskräfte und Buchhaltung
- +Höhere Transparenz – Jeder sieht, was läuft
- +Bessere Planbarkeit – Urlaube, Schichten, Projekte
- +Schluss mit Überstunden-Diskussionen – Die Zahlen sprechen für sich
- +Direkte Lohnabrechnung dank DATEV-Schnittstelle (optional)
- +Schutz vor Bußgeldern bei Prüfungen
Sie wissen jederzeit, was im Unternehmen passiert – ohne hinterherzurennen.
Zeiterfassung für moderne Arbeitsmodelle
Ein einziges System – egal, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten:
Büro
Erfassung per Desktop-Client, Terminal mit RFID-Karte oder Smartphone-App. Vorgesetzte sehen Ist-Zeiten in Echtzeit.
Homeoffice
Erfassung per Browser oder App – mit Geo-Fencing optional, wenn Vertrauen und Pflicht zu vereinbaren sind.
Außendienst
Erfassung per Smartphone – auch offline. Synchronisation, sobald Verbindung besteht. Optional mit GPS-Stempel für Außendienst-Touren.
Produktion & Handwerk
Erfassung per Terminal mit RFID-Karte direkt am Arbeitsplatz. Schnell, einfach, robust.
Flexibel, skalierbar und zukunftssicher – egal, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt.
Branchenlösungen
Zeiterfassung sieht in jeder Branche anders aus. Wir kennen die Anforderungen unserer Zielgruppen aus der Praxis:
Anwaltskanzleien
Herausforderung: Mandatszeiten genau erfassen, abrechnen, RVG-konform dokumentieren.
Lösung: Projektzeiterfassung pro Mandat, Schnittstelle zu RA-MICRO für nahtlose Abrechnung, RVG-Stundensatz-Logik.
Arztpraxen & MVZ
Herausforderung: Arbeitszeit-Erfassung trotz wechselnder Schichten und Wochenenddiensten.
Lösung: Schichtmodelle abbildbar, Bereitschaftsdienste sauber dokumentiert, DSGVO-konform für Praxispersonal.
Mittelstand & Produktion
Herausforderung: Mehrere Standorte, hohe Mitarbeiterzahl, Schichtbetrieb.
Lösung: Multi-Standort-fähig, Terminal-Lösung mit RFID-Karten, Auswertung pro Kostenstelle.
Handwerksbetriebe
Herausforderung: Mitarbeitende beim Kunden, nicht im Betrieb.
Lösung: Smartphone-App für Außeneinsätze, Projektzeiten direkt erfasst, Stundenzettel für Kundenabrechnung.
Dienstleister & Agenturen
Herausforderung: Genaue Aufwandserfassung für Kundenprojekte.
Lösung: Projektzeiterfassung mit Kategorien und Tags, exportierbar für Rechnungsstellung.
Integration in Ihre IT
Eine Insellösung bringt nichts. Wir sorgen dafür, dass timeCard sauber in Ihre IT-Landschaft passt:
- +Active Directory / Microsoft 365 – Mitarbeitende werden automatisch synchronisiert
- +DATEV-Schnittstelle für die Lohnabrechnung
- +Schnittstelle zu RA-MICRO für Kanzlei-Mandatszeiten
- +Outlook / Microsoft 365 Kalender für Urlaubs- und Abwesenheitssynchronisation
- +Smart Home / IoT-Anbindung für Hardware-Terminals
- +Bestehende Hardware – Wir prüfen, was sich weiterverwenden lässt
Wir machen das einmal sauber – Sie nutzen es jahrelang.
Alles aus einer Hand
Eine Software bringt nur dann etwas, wenn sie auch genutzt wird. Deshalb begleiten wir Sie komplett:
Beratung zur passenden Lösung
Wir analysieren Ihre Arbeitsmodelle, Branchenanforderungen und gesetzlichen Pflichten. Sie bekommen einen klaren Vorschlag, was Sie brauchen – und was nicht.
Einrichtung und Anpassung
Wir konfigurieren timeCard auf Ihre Strukturen: Mitarbeiterstamm, Schichtmodelle, Pausenregelungen, Genehmigungs-Workflows. Test-Phase inklusive.
Schulung Ihrer Mitarbeitenden
Praktische Einweisung für alle Rollen: Mitarbeitende (Erfassen, Anträge), Führungskräfte (Genehmigung, Reports), Administration (Korrekturen, Auswertung).
Laufender Support
Bei Fragen, Änderungen, neuen Mitarbeitenden oder Updates sind wir ansprechbar – mit kurzen Reaktionszeiten und Hotline werktags Mo–Fr.
Damit Ihre Zeiterfassung wirklich funktioniert – nicht nur installiert ist.
Warum Softfolio?
Viele Anbieter liefern Software. Wir liefern Lösungen. Was uns auszeichnet:
Ehrliche Beratung
Wir sagen, was Sie brauchen, nicht was am meisten kostet
Erfahrung mit Mittelstand und Kanzleien
Wir kennen die Praxis
Individuelle Einrichtung
Pauschal-Konfigurationen gibt es bei uns nicht
DSGVO-Spezialisten
Wir wissen, was rechtssicher ist und was nur so klingt
Persönliche Betreuung
Feste Ansprechpartner mit Direktdurchwahl
Integration in Ihre IT
Aus einer Hand, ohne Schnittstellen-Bastelei
Wir sorgen dafür, dass Ihre Zeiterfassung nicht nur läuft – sondern echten Mehrwert bringt.
Für wen geeignet?
Unsere Lösung passt für ein breites Spektrum:
- +Kleine und mittelständische Unternehmen – Mit 5–250 Mitarbeitenden
- +Unternehmen mit mehreren Standorten – Zentral verwaltet, dezentral genutzt
- +Betriebe mit Außendienst – Mobile Erfassung inklusive
- +Unternehmen mit Homeoffice-Strukturen – Hybrides Arbeiten sauber abgebildet
- +Anwaltskanzleien & Notariate – Mit Mandats- und Projektzeiterfassung
- +Arztpraxen & MVZ – Mit Schicht- und Bereitschaftsmodellen
- +Handwerksbetriebe – Mit Baustellen- und Kundenzeitenerfassung
- +Wachsende Unternehmen – Die jetzt Strukturen schaffen, bevor es zu spät ist
Häufige Fragen
Ist Arbeitszeiterfassung wirklich Pflicht?
Ja. Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Das gilt für alle Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe. Eine gesetzliche Konkretisierung wird vorbereitet.
Was passiert, wenn ich die Zeit nicht erfasse?
Bei Prüfungen drohen Bußgelder bis 30.000 € pro Verstoß. Hinzu kommen Nachweispflichten gegenüber Zoll, Berufsgenossenschaften und – im Streitfall – vor Gericht.
Wie funktioniert digitale Zeiterfassung mit timeCard?
Mitarbeitende buchen ihre Zeiten per Smartphone-App, PC-Client oder Terminal mit RFID-Karte. Die Daten werden automatisch gespeichert, ausgewertet und für Vorgesetzte sowie Buchhaltung aufbereitet. Korrekturen sind möglich, aber lückenlos nachvollziehbar.
Ist timeCard DSGVO-konform?
Ja. Die Lösung ist von Reiner SCT in Deutschland entwickelt und erfüllt alle relevanten Datenschutzanforderungen. Die Daten werden in Deutschland gespeichert, Zugriffe sind protokolliert, Aufbewahrungsfristen einstellbar.
Kann Zeiterfassung mobil genutzt werden?
Ja. Über die timeCard-App auf iOS und Android – im Homeoffice, im Außendienst, beim Kunden. Auch offline-fähig: Daten synchronisieren sich, sobald Verbindung besteht.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Bei kleinen Unternehmen (5–20 MA): 2–4 Wochen von Beratung bis Go-live. Bei mittelständischen Strukturen (50–250 MA): 6–12 Wochen, je nach Schichtmodellen und Integrationsbedarf. Mit der richtigen Begleitung läuft das ohne Stress.
Können wir mit unserer bestehenden Hardware weiterarbeiten?
Oft ja. Bestehende RFID-Karten, Tablets oder PCs lassen sich häufig weiterverwenden. In der Erstberatung schauen wir uns Ihre Hardware an und empfehlen, was sinnvoll ist.
Funktioniert timeCard mit DATEV für die Lohnabrechnung?
Ja, über die Standard-Schnittstelle. Damit landen die monatlichen Stunden direkt in der Lohnabrechnung – ohne manuelles Übertragen.
Was kostet timeCard?
Die Kosten richten sich nach Anzahl der Mitarbeitenden, Funktionsumfang (z. B. Projektzeiterfassung, Urlaubsmodul) und Hardware. In der kostenlosen Beratung rechnen wir Ihnen Ihren konkreten Bedarf durch – mit transparenter Preisstruktur.
Was unterscheidet timeCard von anderen Anbietern?
Made in Germany, DSGVO-konform aus Deutschland, BAG-konform, kein Cloud-Zwang (auch On-Premises möglich), faire Preise und etablierter Hersteller mit langjähriger Erfahrung. Plus: Bei uns bekommen Sie Software, Einrichtung und Support in einer Hand.
Jetzt Zeiterfassung digitalisieren
Wenn Sie Ihre Arbeitszeiten endlich sauber, einfach und rechtssicher erfassen wollen, sollten wir sprechen. Wir analysieren Ihre Anforderungen, empfehlen die passende Lösung und planen die Einführung – unverbindlich, persönlich, ohne Verkaufsdruck.
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